Den italienske nationalekonomen och sociologen Vilfredo Pareto upptäckte att en liten del av befolkningen kontrollerade en stor del av samhällets tillgångar. Han började undersöka om samma ojämna fördelning förekom även inom andra områden. Hans observationer lade grunden till det som i dag kallas Paretoprincipen, eller 80/20-regeln.
Du lägger 80 procent av din energi på fel saker – utan att förstå det
Tänk på människorna du umgås med. Du kanske lägger 80 procent av din tid på människor som inte tillför något, medan du försummar de 20 procent som faktiskt utvecklar dig och öppnar nya möjligheter.
Tänk på dina vanor. Några få dagliga rutiner kanske står för merparten av dina framsteg, medan resten av dina aktiviteter knappt tar dig framåt.
Tänk på ditt arbete. Du ägnar större delen av dagen åt småuppgifter, trots att ett fåtal viktiga beslut och arbetsinsatser kan stå för nästan hela resultatet.
Tänk på dina problem. Kanske orsakas 80 procent av din stress av bara 20 procent av problemen. Ändå försöker du lösa allt annat än det som faktiskt orsakar stressen.
Tänk på dina investeringar. Kanske står 20 procent av dina investeringar för 80 procent av din avkastning, medan resten av kapitalet ger betydligt sämre resultat.
Tänk på dina kläder. Du har garderoben full, men använder kanske bara 20 procent av plaggen under 80 procent av tiden. Resten tar bara plats.
Tänk på dina kunder. Ett företag med hundra kunder kanske får 80 procent av sina intäkter från bara tjugo av dem. Ändå lägger företaget lika mycket energi på alla.
Tänk på din kunskap. Du läser och samlar information i timmar, trots att ett fåtal avgörande insikter kan ge dig större förståelse än hundratals oviktiga detaljer.
Paretoprincipen innebär inte att fördelningen alltid är exakt 80/20. Den lär dig att identifiera det som verkligen skapar resultat. Problemet är inte nödvändigtvis att du gör för lite, utan att du lägger för mycket energi på fel saker.
Stora män är sällan upptagna på samma sätt som vanliga människor
De flesta förväxlar att vara upptagen med att vara produktiv. De besvarar mejl, deltar i möten och ägnar hela arbetsdagen åt småuppgifter som knappt påverkar resultatet.
De arbetar åtta timmar men försummar kanske de viktigaste uppgifterna som hade kunnat göra verklig skillnad.
Stora män är sällan upptagna på samma sätt som vanliga människor. De har redan identifierat de 20 procent av insatserna som skapar 80 procent av resultaten. Därför behöver de inte fylla sina dagar med meningslösa uppgifter. De prioriterar det avgörande och har tid över till annat.
Ett enda strategiskt beslut på tio minuter kan vara mer värdefullt än en hel veckas arbete med fel saker.
Paretoprincipen handlar inte om att arbeta hårdare, utan om att förstå vad som förtjänar din tid. Den som ständigt är upptagen har inte nödvändigtvis förstått vad som verkligen är viktigt.
De viktiga 20 procenten måste identifieras
Det räcker inte att känna till Paretoprincipen. Man måste också kunna använda den. Första steget är att bestämma vilket resultat som ska förbättras. Handlar det om försäljning, lönsamhet, tidsanvändning, kundnöjdhet eller studieresultat? Nästa steg är att undersöka vilka aktiviteter eller orsaker som faktiskt bidrar till resultatet.
Det viktiga är att utgå från verkliga resultat.
Paretoprincipen handlar inte om att på förhand bestämma att 80 procent av allt är oviktigt. Den handlar om att upptäcka vilka delar som faktiskt gör störst skillnad.
Betyder det att resterande 80 procent kan ignoreras?
Nej. Det är ett vanligt missförstånd. Om tjugo procent av kunderna står för åttio procent av intäkterna betyder det inte automatiskt att företaget bör överge resten. De övriga kunderna kan fortfarande bidra till lönsamhet, stabilitet och framtida tillväxt.
På samma sätt kan mindre arbetsuppgifter vara nödvändiga trots att de inte ger lika stora mätbara resultat. Bokföring, underhåll och administration kan exempelvis vara avgörande för att en verksamhet över huvud taget ska fungera.
Paretoprincipen är därför ett verktyg för prioritering.
Behandla inte allt som lika viktigt
Den stora lärdomen av Paretoprincipen är enkel.
Alla uppgifter förtjänar inte lika mycket tid. Alla problem har inte lika stora konsekvenser. Alla beslut påverkar inte resultatet i samma omfattning.
Den som behandlar allt som lika viktigt riskerar att lägga huvuddelen av sin energi på sådant som ger begränsad utdelning.
Den som däremot undersöker vilka insatser som har störst betydelse kan prioritera bättre, minska onödigt arbete och förbättra sina resultat.
Även om Paretoprincipen inte alltid ger en exakt 80/20-fördelning, kan den beskrivas som en slags underliggande naturlag i människans tillvaro, där ett fåtal insatser ofta får betydligt större konsekvenser än alla andra. Det verkliga budskapet är därför inte att du ska göra mer, utan att du ska förstå vilka få saker som skapar störst resultat och sluta låta allt annat stjäla din tid.
